Préparer une copie communicable d’un dossier de droits sans divulguer toutes les pièces
Préparer une copie communicable d’un dossier de droits sans divulguer toutes les pièces
Un partenaire qui vérifie un dossier de droits n’a pas nécessairement besoin de toutes ses pièces ni de tous leurs champs. Préparez une copie communicable qui conserve les références utiles à sa question. L’original complet reste dans le dossier approprié. Cette démonstration utilise exclusivement des données fictives et une reconstruction de documents propres, sans prétendre anonymiser un dossier réel.
Définir ce que le destinataire doit pouvoir vérifier
| Demande du cas fictif | Informations utiles | Informations retirées de la copie |
|---|---|---|
| Vérifier le lien entre master et accord | Référence du master, version, référence d’accord et périmètre résumé | Adresse privée et coordonnées personnelles. |
| Identifier le bon contact de décision | Référence de fonction ou contact professionnel prévu | Coordonnées sans rapport avec la demande. |
| Comprendre les réserves | Points ouverts et pièce à consulter si nécessaire | Montants internes non nécessaires à cette vérification. |
Le principe de minimisation est lié à la finalité de la transmission. Une occultation ne doit pas non plus rendre le document trompeur : si une réserve change le sens d’une autorisation, il faut la conserver ou expliquer que la copie ne permet pas de conclure sur ce point. CNIL — RGPD, chapitre II, principes
Créer une copie propre et vérifier son contenu
Dans le corpus de démonstration, le dossier interne contient un identifiant privé de contrôle, des coordonnées fictives et un montant interne. La version communicable est reconstruite à partir d’une liste de champs autorisés : projet, master, référence d’accord, périmètre résumé et réserves. Les données retirées ne sont pas masquées visuellement dans le même fichier ; elles sont absentes du nouveau JSON et du HTML de démonstration.
| Contrôle réellement effectué sur les fichiers pédagogiques | Résultat attendu et vérifié |
|---|---|
| Recherche de l’identifiant privé de contrôle | Absent de la version communicable. |
| Recherche des coordonnées fictives retirées | Absentes du JSON et du HTML communicables. |
| Présence des références de master et d’accord | Conservées dans les deux vues. |
| Présence des réserves pertinentes | Conservées ; la copie ne prétend pas lever une question ouverte. |
Ce contrôle vaut pour les fichiers neufs produits dans cet exercice. Il ne démontre pas la suppression de données cachées dans tous les formats, pièces jointes, historiques ou logiciels. Pour un document existant, utilisez une méthode adaptée à son format et vérifiez le contenu après export, pas seulement son apparence.
Accompagner la copie de sa portée
Note pédagogique : « Copie préparée pour vérifier le rapprochement entre Aube_v9 et ACC-C. Les coordonnées et montants internes sans rapport avec cette question ont été retirés. Les réserves listées restent ouvertes ; la copie ne remplace pas l’examen des pièces complètes si elles deviennent nécessaires. » Cette note évite de présenter une sélection comme un dossier exhaustif.
Une copie pseudonymisée ou réduite peut encore permettre d’identifier une personne ; elle ne doit pas être qualifiée d’anonyme sans analyse appropriée. CNIL — L’anonymisation de données personnelles La ressource est distincte de la table pseudonyme/signataire : elle démontre ici une transformation technique de dossier et le contrôle de l’absence des champs retirés.
Une fois le fichier et le périmètre de remise préparés, vous pouvez utiliser le parcours de partage compatible avec votre besoin. Les limites et disponibilités sont celles affichées dans l’application.